3 ข้อดีของการควบคุมเอกสาร iso ที่หลายคนอาจยังไม่รู้
เพราะความสำเร็จของธุรกิจเริ่มต้นจากการบริหารจัดการที่ดี อย่างไรก็ดี ไม่ว่าจะกี่ยุคสมัย องค์กรหลายแห่งก็ยังคงประสบปัญหาในเรื่องของการบริหารจัดการเอกสารอยู่เสมอ ทั้งเอกสารที่ต้องเสนอต่อบุคคลภายนอก เอกสารใช้งานภายใน ไปจนถึงเอกสารสำคัญที่ส่งผลต่อข้อกฎหมายและระเบียบบังคับใช้มากมาย
ด้วยเหตุนี้ การใช้งานระบบการควบคุมเอกสาร ISO จึงเป็นตัวช่วยบริหารจัดการเอกสารให้ได้มาตรฐาน ลดความซับซ้อนและขั้นตอนที่ไม่จำเป็น เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถมีเวลาไปพัฒนาในด้านอื่นได้ หากยังภาพไม่ออกว่าระบบการควบคุมเอกสาร ISO จะเข้ามาตอบโจทย์การบริหารจัดการเอกสารในองค์กรด้านใด ลองมาดู 3 ข้อดีของการใช้ระบบจัดการเอกสารที่นำมาฝากในวันนี้กัน
ประหยัดเวลาการทำเอกสาร
ระบบการควบคุมเอกสาร ISO คือ โปรแกรมซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยควบคุมการดำเนินงานเอกสารทุกรูปแบบภายในองค์กรให้เป็นไปตามมาตรฐาน ISO 9001 ซึ่งโปรแกรมดังกล่าวนี้มาพร้อมกับฟังก์ชันทั้งการจัดเก็บ แก้ไข ส่งต่อ ไปจนถึงการคัดแยก จำแนก รวมไปถึงตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารแบบครบวงจร ทำให้ธุรกิจและองค์กรสามารถประหยัดเวลาในการบริหารจัดการเอกสารลงไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังช่วยลดข้อผิดพลาดด้านเอกสารลงไปได้อีกด้วย ทำให้ระบบการควบคุมเอกสาร ISO เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมดี ๆ ที่ควรมีติดองค์กรเอาไว้
สร้างความโปร่งใสให้องค์กร
การควบคุมเอกสาร ISO มาพร้อมกับฟังก์ชันที่ตรวจสอบติดตามในองค์กรที่รองรับการติดตามเอกสารทั้งจากภายในบริษัทและบุคคลภายนอก ทำให้ดำเนินการด้านเอกสารได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดได้ นอกจากนี้ ระบบการควบคุมเอกสาร ISO ยังมีการติดตั้ง Document Control ซึ่งเป็นฟังก์ชันที่จะควบคุมการตรวจสอบและดำเนินเอกสารทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสาร การอนุมัติเอกสาร ไปจนถึงการตรวจสอบและค้นดูเอกสารในแต่ละเวอร์ชันและอื่น ๆ ตามที่ตั้งค่า และด้วยฟังก์ชันพิเศษเหล่านี้จึงสามารถช่วยเพิ่มความโปร่งใสให้กับองค์กรและธุรกิจได้นั่นเอง
ลดการสร้างขยะสำนักงานโดยไม่จำเป็น
การควบคุมเอกสาร ISO จะทำบนระบบ Cloud Technology ทำให้สามารถบริหารจัดการเอกสารออนไลน์ได้ทั้งหมด ซึ่งนอกจากจะเชื่อมต่อทั้งองค์กรเข้าสู่ระบบจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพแล้ว ยังสามารถช่วยการใช้กระดาษและสร้างขยะสำนักงานให้กับสิ่งแวดล้อมอีกด้วย ที่สำคัญ ไม่เพียงแต่จะเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมเท่านั้น การใช้ระบบควบคุมเอกสารนี้ยังช่วยให้องค์กรลดต้นทุนด้านอุปกรณ์สำนักงานอย่างกระดาษ ลวดเย็บกระดาษ ไปจนถึงเครื่องพิมพ์และเครื่องถ่ายเอกสารอีกด้วย
จะเห็นได้ว่า การใช้ระบบการควบคุมเอกสาร ISO มาพร้อมกับข้อดีที่ตอบโจทย์การบริหารจัดการเอกสารองค์กรได้อย่างครบจบ รู้แบบนี้แล้ว อย่าลืมมองหาตัวช่วยในการบริหารจัดการเอกสารอย่างระบบควบคุม ISO มาใช้งานในองค์กร สำนัก หรือธุรกิจด้วยนะ
